Vacatures.nl

Functioneringsgesprek: tips om er het optimale uit te halen

In een functioneringsgesprek bespreek je met je leidinggevende hoe het op je werk gaat. Je evalueert je eigen functioneren, maar hebt het bijvoorbeeld ook over de samenwerking met collega’s, en met je leidinggevende zelf. Ook bespreken jullie of er eventuele knelpunten of problemen zijn en zoeken jullie samen naar oplossingen hiervoor. Hoe kun je ervoor zorgen dat je het optimale uit het gesprek haalt?

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een gesprek waarin je processen en werkwijzen evalueert en verbeterpunten aankaart bij je leidinggevende. Het gaat dus niet zozeer om een oordeel over je eigen functioneren als werknemer, maar meer over hoe jij je werk beter kunt doen. Soms wordt het functioneringsgesprek gezien als een soort ‘moetje’. Dat is eigenlijk zonde, want zowel jij als je werkgever/leidinggevende kunnen er veel uithalen. Doel van een functioneringsgesprek is namelijk het verbeteren van processen en werkwijzen, zodat jij nog beter uit de verf komt en het werk leuk en uitdagend voor je blijft. Doorgaans voer je een functioneringsgesprek één keer per jaar.

Functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek

Het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek worden nog al eens door elkaar gehaald. Het kan zijn dat dit op jouw werk ook gebeurt. Dat is geen ramp, maar eigenlijk zit er wel degelijk verschil tussen de twee. Waar in een beoordelingsgesprek jouw functioneren wordt besproken door je leidinggevende, is het functioneringsgesprek meer tweerichtingsverkeer. Wat overigens niet wil zeggen dat jij helemaal niets mag zeggen het beoordelingsgesprek.

Houd zelf het initiatief in handen tijdens je functioneringsgesprek

Omdat het functioneringsgesprek ervoor bedoeld is jouw visie op het werk en de werkwijzen en je eigen rol daarin te delen, is het dé gelegenheid bij uitstek om zelf de touwtjes in handen te nemen en richting aan te geven. Jij bepaalt waar je het over wilt hebben en kunt zelf onderwerpen inbrengen. Een goede voorbereiding helpt daarbij. Bedenk goed wat je belangrijk vindt om aan te kaarten.

Voorbereiden op je functioneringsgesprek

Hoe kun je je nu zo voorbereiden dat je functioneringsgesprek ook echt nuttig is? Het helpt om goed voor jezelf op een rij te hebben hoe jij denkt jezelf te kunnen ontwikkelen, hoe jij de ideale werksituatie voor je ziet en wat je denkt daarvoor nodig te hebben. Deze vragen kunnen je daarbij helpen:

  • Hoe bevalt je huidige rol? Ben je hierover tevreden?
  • Waar ligt jouw uitdaging?
  • Waar ben je het meest trots op?
  • Welke verbeterpunten zie je?
  • Wat is in je tot nu toe niet gelukt en waarom niet?
  • Wat zou je (anders) willen aanpakken?
  • Waar loop je tegenaan in je werk?
  • Wat zijn je carrièredoelen?
  • Hoe wil je jezelf verder ontwikkelen?
  • Hoe wil je je persoonlijke doelen behalen?
  • Hoe kan je leidinggevende of de organisatie je ondersteunen bij het behalen van je persoonlijke doelen?
  • Wat mis je (mensen, kantoor, etc)?
  • Hoe ontwikkelt het team / de organisatie, welke kansen zie je hierin?
  • Wat zou je kunnen verbeteren mbt het team / de organisatie?
  • Hoe vind je de sturing van je leidinggevende?

Zet de antwoorden op de vragen die jij belangrijk vindt voor jezelf op papier. Je kunt dit lijstje meenemen als je het gesprek in gaat.

Kritiek? Praat vanuit jezelf

Als je kritiek hebt, probeer die dan op een constructieve manier te brengen. Dat betekent: je punt onderbouwen met voorbeelden en vanuit jezelf spreken, met formuleringen als: “Ik vind dat..”., “Ik heb het idee dat…”. Hiermee presenteer je je feedback niet als vaststaand feit, maar als je eigen visie en geef je aan ruimte te hebben voor andere meningen of uitleg. Benoem daarbij ook wat iets met jou doet of wat jouw gevoel erbij is, zodat je de consequenties duidelijk maakt van het punt waar je kritiek op hebt.

Cursus of opleiding

Wil je graag een cursus of opleiding doen? Dan is het functioneringsgesprek een goed moment om dit aan te stippen. Bedenk goed hoe de cursus of opleiding jou zou kunnen helpen in je ontwikkeling en wat de toegevoegde waarde ervan is voor het bedrijf, zodat je goed kunt motiveren waarom je ‘t wilt doen. Bekijk ook alvast wat de kosten zijn, waar je de opleiding of cursus zou willen volgen en wat voor consequenties dit heeft voor je dagelijkse werk.

Vragen die je aan je leidinggevende kunt stellen tijdens een functioneringsgesprek

Als je het lastig vindt om zelf een richting te bepalen in je loopbaan binnen het bedrijf of behoefte hebt aan meer sturing, kun je ook aan je leidinggevende vragen hoe hij of zij het voor zich ziet. Bijvoorbeeld door de volgende vragen te stellen:

  • Wat verwacht je het komende (half)jaar van mij?
  • Welke richting willen we op en hoe zie je mijn rol daarin?
  • Waar heb jij/heeft de afdeling behoefte aan?

Je kunt - als dat mogelijk is - ook vragen om doelen en verwachtingen concreet en meetbaar te maken, zodat je daadwerkelijk ergens naar toe kunt werken. Je leidinggevende kan deze doelstellingen ook weer gebruiken om jouw vorderingen en werkzaamheden te beoordelen.

Denk ook aan de werkomstandigheden

Je zult het tijdens je functioneringsgesprek waarschijnlijk vooral hebben over je functie zelf en hoe je je werk ervaart. Maar het functioneringsgesprek is ook een goed moment om je werkomstandigheden te bespreken. Heb je alle apparatuur tot je beschikking die je nodig hebt om je werk goed te kunnen uitvoeren? Hoe zit het met je werkplek? ZIt je daar comfortabel of mis je nog wat op de werkvloer? Mis je wat in je secundaire arbeidsvoorwaarden?

Verslaglegging van het functioneringsgesprek

Doorgaans wordt wat jij en je leidinggevende bespreken tijdens het functioneringsgesprek vastgelegd op papier. Zo kunnen jullie de afspraken later nog eens teruglezen en er in een later functionerings- of beoordelingsgesprek op teruggrijpen. Dat kan handig zijn voor salarisonderhandelingen. Lees dit verslag altijd goed door voordat je er een handtekening onder zet voor akkoord. Mis je nog iets of kloppen er dingen niet in jouw ogen? Vraag dan of dit nog kan worden toegevoegd of aangepast.