Managementassistent

Een managementassistent is iemand die het management ondersteunt met coördinerende, administratieve en secretariële werkzaamheden. Het werk van een managementassistent heeft overlap met dat van een (directie)secretaresse of office manager en is soms ook hetzelfde. Normaal gesproken heeft een directiesecretaresse meer verantwoordelijkheden. Hoe je werkdag als managementassistent er precies uitziet, kan sterk verschillen per bedrijf of organisatie en is afhankelijk van de wensen van het management. Het management kan bestaan uit één of meerdere personen.

Een managementassistent neemt het management van een organisatie werk uit handen. Het is een brede functie, met heel uiteenlopende taken. Van meer administratieve werkzaamheden tot praktische zaken als het klaarzetten van lunches. Managementassistenten fungeren vaak als aanspreekpunt voor vragen en zijn op de hoogte van (soms vertrouwelijke) zaken die worden besproken in het management. Zij hebben contact met verschillende afdelingen binnen het bedrijf. De naam managementassistent wordt soms ook gebruikt voor de functie van secretaresse.

De werkzaamheden van een managementassistent kunnen onder andere bestaan uit:

• Bijhouden van agenda
• Plannen van afspraken en vergaderingen
• Aannemen van telefoontjes
• Verzorgen van communicatie vanuit het management
• Voorbereiden van vergaderingen
• Archiveren van belangrijke stukken
• Ontvangen van bezoekers
• Organiseren van bijeenkomsten
• Uitvoeren van administratieve taken
• Ophalen en stroomlijnen van informatie van verschillende afdelingen binnen een bedrijf
• Regelen van facilitaire taken, bijvoorbeeld de inkoop van kantoorartikelen

Managementassistenten zijn heel breed inzetbaar en kunnen in bijna alle type organisaties en bedrijven aan de slag. Bijvoorbeeld in het bedrijfsleven, bij de overheid of in ziekenhuizen. Veel van je werk als managementassistent voer je zelfstandig uit. Vanzelfsprekend heb je veel overleg met de manager of het management. Hoeveel personen dat zijn en wie er precies in het management zitten, verschilt per bedrijf of organisatie.

Verder heb je te als managementassistent te maken met allerlei collega's binnen je organisatie, die bij je aan kunnen kloppen met vragen over administratieve of praktische zaken.

Je kunt op verschillende manieren managementassistent worden. Meestal is een opleiding op minimaal mbo 4 gewenst. De opleiding die het meest aansluit op dat niveau is de opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent. Op hbo niveau kun je de eenjarige opleiding Officemanagement volgen. De opleidingen zijn gericht op het ontwikkelen van communicatieve en managementvaardigheden. Ook verdiep je je in organisatieculturen en leiderschapsstijlen.

Een opleiding is niet altijd vereist. Je kunt ook op andere manieren in het vak rollen, bijvoorbeeld met eerdere ervaring die je hebt opgedaan.

Als managementassistent is het handig als je het volgende in huis hebt:

• Flexibele instelling
• Organisatie- en improvisatietalent
• Communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling)
• Je bent zorgvuldig en integer
• Je kunt goed omgaan met mensen
• Je schakelt snel van de een naar de andere taak