Duty manager

Met duty manager wordt in het algemeen gedoeld op iemand die verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen binnen een hotel. Zo moet de duty manager zorgen voor de veiligheid van de gasten in het hotel, de gasttevredenheid monitoren en erop toezien dat de verschillende afdelingen hun taken goed uitvoeren. De duty manager is eigenlijk de vertegenwoordiger en de spreekbuis van de hoteldirectie of de hotelmanager en het gezicht naar gasten.

Ook in andere omgevingen wordt wel eens gewerkt met de term duty manager. Deze functieomschrijving gaat echter in op het beroep van duty manager bij een hotel.

Een duty manager heeft binnen een hotel een breed takenpakket dat bestaat uit leidinggevende, strategische en uitvoerende werkzaamheden. De hoofdtaak van de duty manager is ervoor te zorgen dat alles binnen het hotel op rolletjes loopt, zodat gasten een zo aangenaam mogelijk, probleemloos en veilig verblijf hebben.

Om dit voor elkaar te krijgen, voert de duty manager onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Aansturen van de operationele afdelingen (receptie, schoonmaak, horeca)
• Fungeren als aanspreekpunt in geval van calamiteiten of problemen
• Lopen van duty rondes in het hotel om te kijken hoe alles gaat
• Ontvangen en begeleiden van belangrijke gasten
• Toezicht houden op voorraadbeheer en bestellingen
• Afhandelen en reageren op klachten en feedback van gasten
• Maken van roosters en zorgen voor een evenredige inzet van medewerkers
• Bewaken en optimaliseren van de procedures binnen het hotel
• Briefen, coachen en trainen van medewerkers
• Medewerkers informeren over zaken die spelen binnen het hotel
• Controleren van facturen
• Voeren van functioneringsgesprekken
• Werven van nieuwe medewerkers

Vaak doe je als duty manager ook - meer operationele - taken, zoals receptie- en horecataken of roomservice. Je draait dan ook diensten mee met je collega’s van deze afdelingen. Duty managers draaien afwisselend ochtenddiensten of avonddiensten. Ook werken ze regelmatig in het weekend.

Duty managers werken altijd in een hotel. Dat kunnen kleine boetiekhotelletjes zijn of grote, internationale hotelketens, zoals NH, Marriott of Hilton. Afhankelijk van de grootte van de organisatie werk je samen met de hotelmanager, andere duty managers, receptionisten, medewerkers van de housekeeping, koks, bedieningsmedewerkers en nachtportiers.

Duty managers hebben meestal een opleiding in de hotellerie. Zij hebben bijvoorbeeld de middelbare of hogere hotelschool gedaan. Tegenwoordig heten deze opleidingen (event-) en hotelmanagement.

Een opleiding in de hotelrichting is niet per se noodzakelijk om in de functie van duty manager te gaan werken. Je kunt er ook via andere wegen komen, bijvoorbeeld via een ander soort managementopleiding en door ervaring op te doen in de hotelbranche.

Wil je duty manager worden? Dan is het handig als je over de volgende eigenschappen beschikt:

• Je bent gastvrij en behulpzaam
• Je bent organisatorisch sterk
• Je kunt anderen goed motiveren en aansturen
• Je bent een troubleshooter en bent creatief in het bedenken van oplossingen
• Je bent communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling