Vacatures.nl

Do's en don'ts voor een sollicitatiebrief

Het schrijven van je sollicitatiebrief kan voor behoorlijk wat hoofdbrekens zorgen. Wat zet je er wel en niet in? Hoe presenteer je je brief? En: hoe zorg je ervoor dat je geen ‘dertien-in-een-dozijneffect’ teweegbrengt? Om je op weg te helpen, vind je hier een aantal do’s en don’ts op een rij. Zo weet je in ieder geval wat je beter wel en niet kunt doen als je je sollicitatiebrief gaat schrijven.

DO'S

Show, don’t tell

‘Ik ben uitermate geschikt voor deze functie’. Dat zal best, maar overtuig de organisatie waaraan je je sollicitatie richt hier maar eens van. Hiervoor zul je dus met concreet bewijs moeten komen. Zeg niet dat maar vertel waarom jij een juiste kandidaat bent voor de functie. Niet alleen mooie woorden op papier zetten dus, maar vooral ook aantonen met daden. Waarom heb jij overtuigingskracht? Waaruit blijkt dat jij creatief bent?

Laat je persoonlijkheid zien

Zie je brief als een persoonlijk visitekaartje. Hij zegt wat over jou en is een verlengstuk van je persoonlijkheid. Daarbij gaat het niet alleen om wat je in de brief schrijft, maar ook om hoe je het opschrijft en presenteert. Met een goed verzorgde, gestructureerde en foutloze brief laat je zien dat je secuur bent en je schrijfstijl zegt wat over jou als persoon. Let er wel op dat de toon passend is bij de organisatie waar je bij solliciteert.

Onderscheid en varieer

Juist door het net iets anders te doen kun je je onderscheiden van de massa en belandt jouw brief misschien wél boven aan de stapel. Dat je je brief standaard moet afsluiten met ‘Hoogachtend’ of ‘Met vriendelijke groet’ bijvoorbeeld, is helemaal geen algemeen geldende regel. Zeker als je je brief aan een wat informelere organisatie richt, kun je best wat losser zijn. Juist door wat anders te bedenken, verras je en blijft jouw brief eerder hangen.

Gebruik signaalwoorden

Een goede manier om structuur te geven aan je brief, is het gebruik van signaalwoorden, zoals ‘bovendien’, ‘ten eerste’ en ‘ook’. Hiermee zorg je voor een helder en goed opgebouwd verhaal en bereid je de lezer voor op wat komen gaat, doordat je verbanden legt. Zorg wel voor afwisseling in het gebruik van signaalwoorden, anders kan je sollicitatiebrief eentonig en voorspelbaar worden.

Gebruik duidelijke alinea’s

Een goede opbouw met duidelijk afgebakende alinea is een absolute must voor je sollicitatiebrief. Er is geen keihard minimum of maximum aan alinea’s: veel belangrijker is dat je goed bekijkt welke informatie bij elkaar hoort. Heb je bijvoorbeeld eerst toegelicht waar je de vacature aantrof en waarom je reageert? Begin dan een nieuwe alinea waarin je jouw geschiktheid voor de functie gaat benoemen. Je mag overigens best meerdere alinea’s aan hetzelfde deelonderwerp besteden.

Zorg voor actief taalgebruik

Je verhaal komt krachtiger over wanneer je gebruikmaakt van actieve formuleringen. Passieve zinnen maken je verhaal doorgaans afstandelijk en onpersoonlijk. Twee voorbeelden:

  • "Het grootste deel van mijn tijd werd in beslag genomen door”... klinkt minder sterk dan “Het grootste deel van de tijd hield ik mij bezig met…”
  • "(…) daarbij heb ik de geldende richtlijnen consequent toegepast" klinkt beter dan "(… ) de geldende richtlijnen werden door mij consequent toegepast"

Verzend je brief in pdf met logische bestandsnaam

Verzend je sollicitatiebrief en cv als pdf-bestand. Zo ben je er zeker van dat ze er bij een ander net zo netjes uitzien als bij jou. Bij een Word-document wil de opmaak nog wel eens voor onbedoelde verrassingen zorgen op een ander scherm. Bij een pdf blijft deze intact. Verwerk in de bestandsnaam je eigen naam, zodat meteen duidelijk is van wie de brief afkomstig is.

Haak (subtiel) in op de vacaturetekst

Als er in de vacaturetekst wordt gevraagd om een 'strategische teamspeler die niet bang is voor een uitdaging’, dan wil je natuurlijk duidelijk maken dat jij die persoon bent. De kunst is om dit op zo’n manier te doen dat het er niet te dik bovenop ligt: als je je brief opent met "Als strategische teamspeler ben ik niet bang voor een nieuwe uitdaging", schiet je waarschijnlijk je doel voorbij. Maar je kunt natuurlijk eigenschappen noemen die daarbij passen. Zie ook onze sollicitatiebrief voorbeelden.

DON'TS

Clichés gebruiken

‘Naar aanleiding van de vacature in… schrijf ik deze brief’. Op zich is er inhoudelijks niks mis met deze zin, maar echt opvallen zul je er niet mee. Clichés als deze getuigen niet echt van creativiteit en kunnen de indruk wekken dat je voor de makkelijkste weg kiest. Probeer dus wat anders en kies voor een lekkere binnenkomer die triggert tot verder lezen. Haak in op iets specifieks uit de vacaturetekst of iets dat je op de website van de organisatie hebt gelezen.

Zwakke kanten benoemen

Natuurlijk, je hebt ook eigenschappen die misschien minder van pas komen in de functie. Maar iedereen heeft die. Bijna niemand kan aan alles voldoen wat er in een vacaturetekst staat. Benoemen wat je tekort komt, is niet echt handig. Net als je te bescheiden opstellen, bijvoorbeeld door formuleringen af te zwakken. Dus niet: “Ik heb enige ervaring met”, maar gewoon: “Ik heb ervaring met”. Focus je op je sterke kanten en de kenmerken die wel aansluiten bij de vacature.

Je cv kopiëren

Als het goed is, vertelt je cv welke opleidingen en werkervaring je hebt. Je hoeft dus niet nog een keer in je sollicitatiebrief de hele rits weer op te sommen. Je brief moet echt wat toevoegen. Dit kun je doen door bijvoorbeeld je werkzaamheden toe te lichten of specifiek in te gaan op vaardigheden die je hebt en die concreet te maken met voorbeelden. Benoem ook niet alles, maar pik datgene eruit wat voor de functie waar je op solliciteert het meest relevant is.

Een standaard sollicitatiebrief

De brief die je vorige week stuurde één op één overnemen en alleen de aanhef veranderen? Een absolute no go. Zorg dat je je brief altijd specifiek afstemt op de functie en het bedrijf waarbij je solliciteert. Als je kopieert en plakt, zal de lezer van je brief daar ongetwijfeld doorheen prikken. Bovendien loop je het risico dat je er toch per ongeluk dingen in laat staan die niet slaan op de functie of het bedrijf waarbij je solliciteert. Zo sla je de plank dus helemaal mis.

Eisen stellen aan een werkgever of arbeidsvoorwaarden

Je hebt vast in je hoofd wat je van een werkgever verlangt en wat voor salaris je wilt gaan verdienen. Maar om dit nu te benoemen in je sollicitatiebrief… Niet zo’n goed idee. Dat is pas iets voor een later stadium. Laat eerst maar eens zien waarom je zo graag bij die werkgever aan de slag wilt en wacht af of je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Pas als jullie beide enthousiast over elkaar zijn, kun je hier eens over beginnen.

Slechte redenen noemen waarom je solliciteert

Je hebt soms redenen waarom je van baan wilt wisselen of nieuw werk zoekt, die niet zo handig zijn te benoemen in je brief. Denk aan:

  • “Omdat het moet”
  • “Het is zo lekker dichtbij”
  • “Ik ben compleet klaar met mijn huidige werk”
  • “Ik vind mijn huidige collega’s niet leuk”

Dit zijn niet bepaald argumenten waarmee je een toekomstige werkgever overtuigt om jou aan te nemen. Richt je op datgene dat je zo aantrekt in de functie en het bedrijf.

Jargon of te chique woorden gebruiken

Denk je indruk te maken door te smijten met chique woorden of vakjargon? Het is best goed om te laten zien dat je kennis in huis hebt, maar in je sollicitatiebrief gaat het er toch vooral om dat je in normale taal beschrijft waarom jij geschikt bent voor de functie en waarom je er graag in aan de slag wilt. Bovendien wordt je brief soms eerst beoordeeld door een HR-manager en die zal dan geen idee hebben waar je het over hebt. Een goed verhaal is het allerbelangrijkst.

Rommeltje of fouten

Deze klinkt voor de hand liggend, maar het is wel één van de belangrijkste: zorg dat je brief geen (spel)fouten of andere slordigheden bevat. Dit is een van de voornaamste afknappers voor degene die jouw brief beoordeelt. Hetzelfde geldt voor een rommelige brief; die nodigt absoluut niet uit om te lezen. Te grote of dikke letters, een onleesbaar lettertype of een verkeerd gebruik van komma’s en punten kunnen er allemaal voor zorgen dat jouw brief linea recta in de prullenbak belandt.

Je brief in de body van de e-mail plakken

Je complete sollicitatiebrief in de e-mail zetten is not done. De body van de e-mail is niet de plek om de werkgever te overtuigen van jouw kunnen. Voeg de brief altijd bij in een aparte bijlage (liefst als pdf-bestand) en houd het in de e-mail bij een simpele tekst waarin je zegt dat je graag solliciteert op de functie en dat je sollicitatiebrief en cv zijn bijgevoegd. Dit is in principe voldoende, maar wil je de ontvanger van jouw sollicitatie net iets meer triggeren, dan kun je in de e-mail ook iets prikkelenders zetten dan alleen ‘Hierbij solliciteer ik graag op de functie van…’.